На сегодняшний день практически каждый из нас вряд ли способен представить себя без электронной почты. Электронная почта – это один из способов общения, к которому мы прибегаем часто и на рабочем месте. Данный способ общения позволяет нам выслать важную информацию одновременно нескольким людям, что в свою очередь экономит наше время на телефонные звонки.
К сожалению, очень часто мы слишком торопимся отправить сообщение адресату, в результате чего допускаем ряд ошибок, создающих в итоге неверное мнение о нас. Предлагаем ознакомиться с наиболее распространенными ошибками, чтобы впредь их больше не повторять.
К типичным ошибкам при переписке по электронной почте относятся:
Отсутствие информации в поле «тема»
Тема позволяет адресату не только решить удалить либо принять сообщение, но и понять, о чем пойдет речь. Вполне возможно, что в данный момент то или иное сообщение не столь важно для адресата, он желает прочесть его несколько позже, но без указания темы письма адресат вынужден потратить время и все же прочесть. Многие ежедневно получают десятки писем, для таких людей крайне важно поле «тема», именно данное поле помогает им четко распланировать свое время на прочтение писем (срочных и менее срочных).
Отсутствие информации о Вас: с названием должности, компании, контактными данными
Отсутствие всякой контактной информации о Вас говорит адресату о Вашем непрофессионализме. Помните о том, что в конце всякого сообщения должна непременно идти информация о названии компании, где Вы работаете, должности, а также контактная информация (телефон, факс, электронный адрес, адрес сайта компании).
Применение символов в деловой переписке
Помните о том, что всему есть свое место. Использование символов в деловой переписке исключено. Так, к примеру, если Вы переписываетесь на иностранном языке, то не стоит писать «meeting @ 15.00» либо « I will meet u at 13.00». Подобные сокращения вполне нормально будут восприняты при общении с друзьями и приятелями, но никак не в деловой среде. Не забывайте о том, что Ваш имидж складывается не только из Вашего опыта, знаний, внешнего вида, но и из стиля общения.
Слишком длинное сообщение
Переписка по электронной почте вряд ли предназначена для длинных писем, в которых через 3 минуты уже теряется мысль. Сообщение должно быть достаточно кратким, чтобы адресат смог легко понять суть вопроса. Если какой-то вопрос требует пояснения, то чередуйте длинные предложения с короткими, чтобы адресату было проще дойти до сути. Иными словами, учитесь экономить и чужое время!
Написание слов в письме заглавными буквами
Не стоит все слова в сообщении писать заглавными буквами. Некоторые находят, что так проще и быстрее написать письмо, но не отдают себе отчет в том, что подобные сообщения подобны разговору на повышенных тонах.
Отправка письма ошибочно другому адресату
Всегда перепроверяйте адрес адресата, прежде чем отправить сообщение. В противном случае, конфиденциальная информация может перестать быть таковой, если дойдет ошибочно до другого адресата, коим может оказаться Ваш партнер, коллега, босс.
